مجامع عمومی: کلید کنترل و موفقیت شرکت ها در دنیای امروز
قبل از تشکیل و ثبت یک شرکت، جهت اداره بهتر آن شرکت، بایستی با ارکان اداره آن که متشکل از مجامع، هیات مدیره و مدیرعامل است، آشنا شویم. به این ارکان در اصطلاح، هرم اداره می گویند.
مجامع عمومی به عنوان یکی از ارکان کلیدی در ساختار شرکت ها عمل میکنند و نقش مهمی در تصمیم گیری های کلان و نظارت بر عملکرد مدیریت دارند. بدین منظور مجمع عمومی صاحبان سهام باید شخص یا اشخاصی را بعنوان بازرس یا بازرسان برای نظارت بر امور شرکت تعیین کند تا از وضعیت شرکت و طرز عملکرد مدیران مطلع شوند. از طرفی تشکیل این مجامع به صاحبان سهم این امکان را می دهد که در امور و تصمیم گیری های مهم شرکت مشارکت داشته و نظرات خود را بیان کنند. در این مقاله به بررسی تعریف و انواع مجامع عمومی، فرآیند برگزاری آن ها، صلاحیت هریک از آنها، حقوق صاحبان سهام خواهیم پرداخت. چرا که آشنایی با فرآیند مجامع عمومی و حقوق صاحبان سهام به آنها کمک خواهد کرد تا از فرصت های موجود بهره برداری کنید.
تعریف مجامع و انواع آن:
مجمع به مجموعه ای از جلسات که توسط مالکان سهام تشکیل شده گفته می شود که با هدف بررسی و تصمیم گیری در مورد مسائل مهم و کلان شرکت، برگزار می شود. اشخاص(حقیقی و حقوقی) حاضر در مجامع تحت عنوان موسسین و یا صاحبان سهام، جهت مشارکت در تصمیم گیری های راجع به امور شرکت در مجمع شرکت می کنند. مجامع شرکتها به دو دسته خاص و عام(عمومی) به شرح ذیل تقسیم میشوند.
۱- مجمع خاص:
گاهی برای عده ای از صاحبان سهام یکسری حقوق خاص در نظر گرفته می شود. در هر زمان که مجمع عمومی بخواهد در این نوع حقوق تغییراتی بدهد، تصمیم مجمع قطعی نخواهد بود مگر با حضور دارندگان لااقل نصف این گونه سهام تشکیل شود و با اکثریت دو سوم آراء حاضر در جلسه، تصمیم مجمع عمومی را تصویب کنند. به این مجمع تشکیل شده با حضور دارندگان آن نوع سهام خاص، مجمع خاص گفته می شود.
۲-مجمع عام(عمومی):
مجمع عمومی مجمعی است که از اجتماع صاحبان سهام جهت شور و بررسی امورزیربنایی شرکت تشکیل میشود که بنا به شرح ذیل به چهار دسته مجمع عمومی موسس، مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق العاده و مجمع عمومی مختلط تقسیم می شود.
۱-۲-مجمع عمومی موسس:
قانونا ؛ مجمع عمومی موسس مختص شرکت سهامی عام است. این مجمع قبل از ثبت شرکت در اداره ثبت شرکتها، برای انجام یکسری امور به شرح ذیل تشکیل میشود:
الف- رسیدگی به گزارش موسسین و تصویب آن و هم چنین احراز پذیره نویسی کلیه سهام شرکت و تادیه مبالغ لازم.
ب- تصویب طرح اساسنامه شرکت و در صورت لزوم اصلاح آن.
ج- انتخاب اولین مدیران و بازرس یا بازرسان شرکت.
د- تعیین روزنامه کثیرالانتشاری که هرگونه دعوت و اطلاعیه بعدی برای سهامداران تا تشکیل اولین مجمع عمومی عادی در آن منتشر خواهد شد.
بعد از ثبت و تشکیل شرکت، دیگر مجمع عمومی موسس نخواهیم داشت. در رویه عملی ؛ در زمان تاسیس هرنوع شرکتی ، مجمع عمومی موسس تشکیل میشود و غیراز احراز پذیره نویسی که به شرکت های سهامی عام اختصاص دارد؛ همه وظایف بندهای فوق را انجام میدهند.
حدنصاب “تشکیل ” مجمع عمومی موسس به موجب ماده ۷۵ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت:
در نوبت اول حضور صاحبان حداقل یک دوم سرمایه ضروری است. اگر حد نصاب نوبت اول حاصل نشد، برای بار دوم از صاحبان سهام جهت تشکیل مجمع موسس دعوت به عمل می آید. در نوبت دوم، مجمع با حضور صاحبان حداقل یک سوم سرمایه معتبر است. در صورتی که در نوبت دوم نیز به حد نصاب نرسید، در نوبت سوم حضور صاحبان حداقل یک سوم سرمایه ضرورت دارد. در نهایت اگر مجمع عمومی موسس در نوبت سوم نیز به حد نصاب تشکیل نرسید، عدم تشکیل شرکت اعلام خواهد شد.
حد نصاب “اعتبارتصمیم” مجمع عمومی موسس به موجب ماده ۷۵ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت:
با اکثریت دو سوم آرای حاضرین در مجمع معتبر خواهد بود.
۲-۲-مجمع عمومی عادی:
این مجمع پس از ثبت و تشکیل شرکت و معمولا به صورت سالانه برگزار می شود. به مجمع عمومی عادی ، مجمع عادی سالیانه هم گفته می شود وباید سالی یکبار در زمانی که در اساسنامه پیش بینی شده است (ظرف ۴ ماه از پایان سال مالی شرکت)، برای رسیدگی به ترازنامه، حساب سود وزیان سال مالی قبل، صورت دارایی، مطالبات و دیون شرکت، صورت حساب دوره عملکرد سالیانه شرکت، رسیدگی به گزارش مدیران و بازرس یا بازرسین و سایر امور مربوط به حساب های سال مالی شرکت، تشکیل شود.
بدون قرائت گزارش بازرس یا بازرسان شرکت در مجمع عمومی عادی، اخذ تصمیم نسبت به ترازنامه و حساب سود و زیان سال مالی معتبر نخواهد بود. در صورتی که مجمع عمومی عادی پس از گذشت ۴ ماه از سال مالی تشکیل شود در این صورت مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده نامیده میشود.مثلا چنانچه ۲۹ اسفند ماه هرسال ، پایان سال مالی شرکت باشد، مجمع عمومی عادی برای تصویب ترازنامه سالیانه می بایست تا ۳۱ تیرماه سال بعد تشکیل جلسه دهد . چنانچه همین مجمع از ۱/۵ تا ۲۹/۱۲ همان سال تشکیل بشود، چنین مجمعی مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده نامیده می شود. حدنصاب اعتبار تشکیل مجمع و اعتبارتصمیم چنین مجمعی همان است که برای عمومی عادی اعلام شد. صلاحیت مجمع عمومی عادی نسبت به سایر مجامع عام است بدین نحو که مجمع عمومی عادی یا عادی به طور فوق العاده می تواند در خصوص کلیه امور شرکت به جز آن چه در صلاحیت مجمع عمومی موسس و مجمع عمومی فوق العاده است تصمیم گیری نماید. برخی از صلاحیت های این مجمع در رسیدگی به امور شرکت به شرح زیر است:
الف-بررسی گزارش مالی و رسیدگی به حساب سود و زیان سال یا سال های مالی و تصویب ترازنامه.
ب- تعیین، عزل و نصب مدیران و بازرس یا بازرسان.
ج- در صورت وجود منافع، تقسیم ده درصد از سود ویژه سالانه بین صاحبان سهام.
د- تعیین حق الزحمه و پاداش هیات مدیره و بازرسین .
همچنین می توان در اساسنامه پیش بینی کرد برخی از امور شرکت که در صلاحیت هیات مدیره است و از درجه اهمیت بالایی برخورداراست، پس از تایید مجمع عمومی عادی انجام شود.
حد نصاب “اعتبار تشکیل” مجمع عمومی عادی به موجب ماده ۸۷ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت:
در نوبت اول حضور دارندگان حداقل بیش از یک دوم سهامی که حق رای دارند ضروری است در صورتی که حد نصاب نوبت اول حاصل نشد، برای بار دوم از صاحبان سهام جهت تشکیل مجمع عمومی عادی دعوت به عمل می آید. در نوبت دوم، مجمع با حضور هر عده از صاحبان سهام که حق رای دارند معتبر خواهد بود.
حد نصاب ” اعتبار تصمیم” مجمع عمومی عادی به موجب ماده ۸۸ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت:
قاعده کلی حد نصاب تصمیم مجمع عمومی عادی با اکثریت مطلق(نصف به علاوه یک نفر) آراء حاضرین در مجمع عمومی عادی است مگر در خصوص انتخاب مدیران و بازرسان که با اکثریت نسبی است و در خصوص انتخاب رئیس هیات مدیره بعنوان مدیرعامل، با اکثریت سه چهارم آراء حاضرین در مجمع عمومی عادی است.
۳-۲-مجمع عمومی فوق العاده:
مجمع عمومی فوق العاده مجمعی است که در شرایط خاص و به منظور انجام تغییرات اساسی در ساختار یا سیاست های شرکت برگزار می شود. صلاحیت های مجمع عمومی فوق العاده به شرح ذیل است:
الف-هر گونه تغییر در مواد اساسنامه.
ب-هر گونه تغییر در سرمایه شرکت(کاهش یا افزایش سرمایه).
ج-تصمیم بر انحلال شرکت قبل از موعد.
د- تغییر اقامتگاه شرکت اصولا با مجمع عمومی فوق العاده است اما مثل افزایش سرمایه میتوان اختیار آن را به هیات مدیره تفویض نمود.
لازم به توضیح است مجمع عمومی فوق العاده و به طریق اولی مجمع عمومی عادی، نمی توانند در مورد بعضی از امور شرکت از جمله تغییر تابعیت شرکت، افزایش تعهدات صاحبان سهام، اخراج یکی از صاحبان سهم، محروم کردن صاحب سهمی از حق رای، محروم کردن صاحب سهمی از طرح دعوی علیه شرکت، تصمیم گیری نمایند.
حد نصاب ” تشکیل ” مجمع عمومی فوق العاده به موجب ماده ۸۴ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت:
در نوبت اول حضور دارندگان بیش از نصف سهامی که حق رای دارند ضروری است. در صورتیکه حد نصاب نوبت اول حاصل نشد، برای بار دوم از صاحبان سهام جهت تشکیل مجمع عمومی فوق العاده دعوت به عمل می آید. در نوبت دوم، مجمع با حضور دارندگان بیش از یک سوم سهامی که حق رای دارند معتبر خواهد بود. چنانچه در نوبت دوم نیز حد نصاب تشکیل حاصل نشد، مجدد برای نوبت اول (با حد نصاب نوبت اول) دعوت انجام خواهد شد.
حد نصاب “اعتبار تصمیم” مجمع عمومی فوق العاده به موجب ماده ۸۵ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت:
با اکثریت دو سوم آرای حاضرین در مجمع معتبر خواهد بود.
۴-۲- مجمع عمومی مختلط:
هرگاه هیات مدیره تصمیم بگیرد جهت شور و بررسی موضوعاتی که برخی در صلاحیت مجمع عمومی عادی و برخی در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده است، صاحبان سهام را دعوت نماید، مجمع عمومی مختلط تشکیل میشود. بدین نحو که مجمع عمومی عادی و مجمع عمومی فوق العاده جهت صرفه جویی در وقت، در یک زمان و یک روز تشکیل و به مسائل مختلفی رسیدگی می کنند مشروط بر اینکه؛ صلاحیت و حدنصاب تشکیل و تصمیم هر کدام از مجامع رعایت شود. برای مجمع عمومی مختلط می توان یک مصوبه یا دو مصوبه تنظیم کرد، البته بهتر است برای هر دو مصوبه جدا تنظیم شود.
۳-نکاتی پیرامون تشکیل مجامع:
- قانون گذار یک سری حقوق برای صاحبان سهام در نظر گرفته است که اصولا سهامداران ، این حقوق را از طریق شرکت در جلسات مجمع و رای دادن به تصمیمات گذشته یا آینده مدیران، اعمال می نماید.
- صاحبان سهام باید از طریق بازرس و حسابرس به اطلاعات مالی و غیر مالی شرکت دسترسی داشته باشند تا بتوانند تصمیمات آگاهانه تری بگیرند.
- بازرس شرکت مکلف است پیش از برگزاری مجمع، گزارش امور مالی ومدیریتی شرکت را در اختیاران سهامداران قراردهد.
- صاحبان سهام می توانند موضوعات مورد نظرخود را برای بررسی در دستور جلسه مجمع پیشنهاد دهند.
- هیچ مجمعی حق و اختیار اسقاط حق رای صاحبان سهام را ندارد مگر در شرایطی که در مواد ۳۷ – ۴۹ – ۷۷ – ۱۲۹ – ۱۶۸ لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت پیش بینی شده است.
- هیات مدیره جهت تشکیل مجامع بایستی زمان و مکان مناسبی برای برگزاری مجمع را تعیین کند
- هیات مدیره باید پیش از برگزاری مجمع، از صاحبان سهام دعوت نماید. متن دعوت باید حداقل ده روز قبل از برگزاری مجمع به تمامی صاحبان سهام ارسال شود. مطابق با لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت اصل بر این است که دعوت برای تشکیل مجامع از سوی هیات مدیره باشد اما در موارد خاص و پیش بینی شده در لایحه مذکور، علاوه بر هیات مدیره، دعوت کنندگان مجامع می تواند، صاحبان یک پنجم سرمایه و بازرس یا بازرسین باشند.
- چنانچه مجمع با حضور تمامی سهامداران تشکیل نگردد، دعوت کنندگان مجامع بایستی این دعوت را از طریق روزنامه کثیرالانتشار مربوط به شرکت انجام دهند
- دعوت صاحبان سهام از طرق دیگر غیر از آگهی مذکور مثل اظهارنامه رسمی، ایمیل ویا سایرروش های دیگر، به جهت اینکه خلاف قانون است ، این ضعفف، قابلیت ابطال صورتجلسه مجامع را باقی خواهد گذاشت.
- حضور در مجامع برای صاحبان سهام الزامی نیست ولی در صورت تصمیم به حضور، بایستی صاحب سهام یا نماینده وی (با در دست داشتن مدارک دلیل سمت) جهت حضور در مجمع، ورقه سهم ارائه دهند و ورقه ورود به مجمع اخذ نمایند.
- در هر مجمعی که تشکیل میشود، مطابق قانون بایستی حد نصاب رسمیت تشکیل جلسه رعایت شود، حد نصاب تشکیل یعنی حضور آن تعداد از صاحبان سهامی که حق رای دارند در صورتیکه آن تعداد از صاحبان سهام در نوبت اول حاصل نشود، در این صورت تغییر نوبت اتفاق خواهد افتاد یعنی از نوبت اول به نوبت دوم برسد می شود تغییر نوبت، که در این صورت مجمع در نوبت دوم با تعداد کمتر تشکیل خواهد شد.
- پس از اینکه در مجمع حد نصاب تشکیل رعایت شد، مجمع رسما تشکیل میشود که در این صورت جهت اداره مجامع، هیات رئیسه ای متشکل از یک رئیس (که اصولا آن رئیس، رئیس هیات مدیره است مگر اینکه دستور جلسه انتخاب یا عزل بعضی یا تمام مدیران و بازرس یا بازرسین باشد که در اینصورت رئیس هیات رئیسه با اکثریت نسبی از بین صاحبان سهام حاضر در مجمع انتخاب خواهد شد) و دو ناظر که بایستی از صاحبان سهام باشند و یک منشی که می تواند خارج از صاحبان سهام شرکت باشد، انتخاب خواهد شد.
- پس از شور و بررسی موضوعات دستور جلسه، نوبت به رای گیری در خصوص همان دستور جلسات خواهدرسید.
- سپس بایستی حد نصاب تصمیم در هر مجمع رعایت شود. به جهت اینکه حد نصاب تصمیم موضوع مهمی است قاعده اکثریت در شرکت ها جاری است یعنی نظر اکثریت با رعایت و حفظ حقوق اقلیت، در حالیکه در شرکت مدنی اکثر تصمیمات باید به اجماع باشد. در واقع قاعده اکثریت، از حقوق اقلیت صاحبان سهام حمایت میکند. بنابراین اگر بخواهیم نظر اقلیت هم در تصمیمات دخیل باشد بایستی اکثریت (حد نصاب تصمیم) را در اساسنامه ذکر و بالا ببریم. لازم به ذکر است که کاهش نصاب تصمیم به کمتر از نصاب تصمیم که در قانون امده است، خلاف قانون بوده و امکان ابطال صورت جلسات را میسر میکند.
- تمام صفحات صورتجلسات مجامع توسط هیئت رئیسه امضاء می شود. این امضاء به معنای رعایت کلیه تشریفات قانونی تشکیل و اعتبارتصمیمات می باشد و مسئولیت صحت آن برعهده هیئت رئیسه است.
- در صورتیکه در مجامع فرصت کافی برای بررسی دستور جلسه و تصمیم گیری نباشد تمدید جلسه اتفاق می افتد بدین معنی که با دادن تنفس، جلسه اول را به جلسه دوم موکول می کنند. در اینجا برای جلسه دوم دیگر نیاز به رعایت تشریفات دعوت از صاحبان سهام نیست اما باید با همان حد نصاب جلسه اول باشد و جلسه دوم نیز حداکثر ظرف دو هفته تشکیل شود.
- شرکت مکلف است یک نسخه اصلی از مصوبات مجامع در خصوص تغییرات اساسنامه، کاهش و افزایش سرمایه، انحلال شرکت، تعیین مدیران و بازرس یا بازرسین شرکت، تصویب ترازنامه شرکت، را جهت ثبت و آگهی به اداره ثبت شرکتها ارسال نماید.
نتیجه گیری: مجامع عمومی به عنوان ابزاری کلیدی برای شفافیت و پاسخگویی در شرکت ها عمل می کنند. این مجامع فرصتی را برای صاحبان سهام فراهم می کنند تا در تصمیم گیری های کلان شرکت مشارکت کنند. با رعایت قوانین، شفافیت اطلاعات و استفاده از فناوری های نوین می توان کارایی این مجامع را افزایش داد و چالش های موجود را کاهش داد.
امروزه یکی از دعاوی شایع شامل ابطال صورتجلسات ثبت شده در اداره ثبت شرکت ها می باشد که به دلیل عدم رعایت تشریفات به شرح مذکور، توسط دادگاه ابطال می شوند که این امر منجر به تبعات مالی و حقوقی زیادی برای صاحبان سهام و شرکای شرکت های تجاری خواهد شد.
سوالات متداول:
- آیا برای آنکه جلسات مجامع عمومی و مصوبات آنها صحیح و قانونی باشد، ضرورت دارد نشانی دقیق محل تشکیل مجمع با ذکر نام خیابان، کوچه، شماره پلاک شهرداری و واحد در آگهی قید شود یا خیر؟
پاسخ مثبت است اما به نظر می رسد در صورتیکه قرار است مجمع در مرکز اصلی شرکت برگذارشود، ضرورتی به ذکر دقیق آدرس مرکز اصلی شرکت نمی باشد و صرف قید اینکه مجمع در “محل مرکز اصلی شرکت” ویا ” محل قانونی ” تشکیل خواهد شد کفایت می کند، مگر اینکه شرکت از نوع شرکت سهامی عام باشد که در این صورت قید دقیق آدرس محل تشکیل مجمع ضرورت دارد؟ - در صورتی که قرار است مجمع در محلی غیر از مرکز اصلی شرکت تشکیل شود، آیا می بایست قبلا به سهامداران اعلام شود؟
پاسخ: بله ضرورت دارد آدرس محل تشکیل شرکت کامل و با ذکر نام شهر، خیابان، کوچه، پلاک شهرداری و واحد، در آگهی قید شود. - آیا می توان در اگهی دعوت صاحبان سهام برای تشکیل مجمع عمومی، در دستور جلسه ضمن ذکر برخی از موضوعات جلسه، عبارت (و غیره ) را آورد؟
پاسخ : به نظر می رسد در این گونه موارد اگر موضوع نتیجه طبیعی و مستقیم موضوعی باشد که در آگهی دعوت درج شده است، تصمیم مجمع راجع به آن اشکالی نداشته باشد. - آیا می توان مجمع عمومی عادی و مجمع عمومی فوق العاده را در یک روز و در یک زمان تشکیل داد؟
پاسخ : در صورتیکه صلاحیت و حد نصاب تشکیل و حد نصاب تصمیم هر یک از مجامع به شرح این مقاله رعایت شود، قانونا امکان تشکیل هر دو مجامع در یک روز و زمان امکان دارد لیکن در رویه عملی ثبت شرکت ها، این موضوع صرفا زمانی میسر میشود که دو مجمع به تفکیک و در دو ساعت متفاوت برگزار شود. - چنانچه صورتجلسات بدون امضاء هیئت ریئسه و صرفا با امضاء سهامداران حاضردرجلسه ، تسلیم اداره ثبت شرکت ها باشد، چنین صورتجلسه ای معتبرمی باشد؟
پاسخ : صورتجلسه بدون امضاء اعضاء هیئت رئیسه ، فاقد اعتبار است - آیا پاداش مدیران ، توسط مجمع تقسیم می شود؟
پاسخ : خیر مجمع عمومی صرفا میزان پاداش را تعیین و مصوب می نماید و تقسیم آن بین مدیران برعهده مدیرعامل و تصمیم هیئت مدیره بعمل می آید. - مجمع عمومی عادی برای چه مدت، اعضاء هیئت مدیره را انتخاب می کند؟
پاسخ : این مدت حداکثردو ساله است لذا می توان یکی از اعضاء را به مدت ۶ ماه و عضو دیگر را به مدت ۲ سال انتخاب نمود - آیا مجمع می تواند صرفا یک بازرس اصلی انتخاب نماید؟
پاسخ : خیر مجمع باید بازرس اصلی و علی البدل را طی یک صورتجلسه انتخاب و اعلام نماید. - آیا بازرس منتخب می تواند نسبت به ارائه گزارش مالی و ترازنامه سال های پیش از قبول مسئولیت خود نیزبه مجمع گزارش ارائه دهد تا ترازنامه مربوط به سال قبل هم تصویب شود؟
پاسخ : بله بازرس می تواند نسبت به سالهای مالی قبل از قبول سمت خود نیز گزارش ارائه دهد. - – آیا به صرف انتخاب اعضاء هیئت مدیره و بازرسین توسط مجمع ، آنها در شرکت مکلف می شوند؟
پاسخ : خیر بلکه این اشخاص لازم است که در زیر صورتجلسه انتخاب خود، سمت پیشنهادی مجمع را قبول نمایند
بدون دیدگاه